Scrivere un’email formale è importante quando si vuole comunicare in modo chiaro e professionale con clienti, partner aziendali o persone che non conosciamo bene. L’indirizzo email può essere la prima impressione della tua azienda, quindi assicurati di creare un messaggio ben scritto e appropriato.
In questo articolo spiegheremo come scrivere un’email formale partendo dal testo fino al destinatario.
Scegli attentamente il tuo saluto
Inizia sempre l’email formale con un saluto appropriato ed educato. I saluti più appropriate per le email formali sono: “Gentile Signor/Signora”, se si conosce il nome della persona alla quale si sta scrivendo; o “Gentili Signori” o Gentili Signore, se non si conoscono i nomi delle persone a cui si stanno scrivendo. Si prega di evitare i saluti casuali come “Ciao” o “Buon Giorno”, poiché possono dare un’impressione poco professionale.
Scrivi un argomento accattivante
La riga successiva contenuta nell’email formale dovrebbe essere l’argomento. Qui devi fornire una panoramica generale del motivo per cui stai scrivendo. Evita termini tecnici complessi e parla invece in modo chiaro e diretto. Gli argomenti dovrebbero essere concisi ma anche informativi. Per esempio, “Richiesta di supporto tecnico per Blue Rocket” oppure “Oggetto: Contratto di licenza commerciale”.
Includere un corpo di testo professionale
Il corpo del tuo messaggio deve essere chiaro ed eloquente. Non usare frasi troppo lunghe e mantieni lo stile di scrittura neutro. Se necessario, suddividi il testo in paragrafi separati per rendere la lettura più intuitiva. Assicurati di leggere attentamente quanto hai scritto prima di inviare l’email. Assicurati inoltre di essere chiaro nella richiesta che stai facendo.
Firma
Usa una firma breve ed elegante che includa il tuo nome, titolo, azienda e numero di telefono. Questo renderà più facile l’identificazione da parte del destinatario e mostrerà che sei pronto a fornire ulteriori dettagli se necessario.
Controlla e invia
Prima di inviare l’email, fai una rapida revisione per controllare eventuali errori di ortografia o grammaticali. Una buona norma è leggere ad alta voce quanto hai scritto prima di inviare l’email. Assicurati che tutti i link siano funzionanti e che la formattazione sia corretta. Puoi anche utilizzare strumenti come Grammarly per controllare l’ortografia e la grammatica.
Destinatario
Una volta completata la tua email, dovrai decidere a chi inviarla. A seconda del tipo di email che stai inviando, potresti indirizzarla a un singolo indirizzo email oppure potresti decidere di inviarlo a più persone. Nel primo caso, inserisci semplicemente il nome e l’indirizzo email del destinatario. Nel secondo caso, puoi utilizzare l’opzione ‘A’cc per inviare una copia a più persone contemporaneamente.
Scrivi un messaggio di chiusura educato
Termina sempre l’email con un messaggio di chiusura educato. Utilizza parole come “Grazie”, “Rimango in attesa di notizie tue” o “Ti ringrazio anticipatamente”. Assicurati di usare un tono piacevole e rispettoso.
Previeni gli errori comuni
- Formattazione errata: assicurati che la formattazione sia coerente e che siano presenti i punti elenco, le intestazioni e i paragrafi.
- Ortografia e grammatica: rivedi l’email per verificare eventuali errori di ortografia e grammatica.
- Corrispondenza: assicurati di aver indirizzato l’email agli indirizzi email corretti.
- Messaggi lunghi: limita le dimensioni dell’email a un massimo di due o tre paragrafi. Usa i collegamenti ipertestuali per allegare file più grandi.
- Rispondere rapidamente: assicurati di rispondere alle email entro il tempo necessario.
Scrivere un’email formale è un’abilità estremamente utile da padroneggiare. Seguendo i suggerimenti precedenti e facendo pratica con la scrittura, imparerai come scrivere email formali che siano efficaci ed efficienti.
