Come si scrive una lettera in modo che sia attrattiva e coinvolgente? La scrittura richiede attenzione, occhio al dettaglio e soprattutto è importante utilizzare la comunicazione e parole giuste. Basterebbe davvero poco per compromettere una intenzione specifica.
È chiaro che dovrai differenziare la scrittura di una lettera da una tipologia formale o informale. Indipendentemente da ciò dovrai fare in modo che seppur utilizzerai una comunicazione contestualizzata dal rispetto, allo stesso tempo l’obiettivo dovrà essere quello di essere semplice, chiaro e diretto.
Se ad esempio il destinatario fosse qualcuno della pubblica amministrazione o qualcuno con cui non hai confidenza, potresti iniziare con sindaco, ditta. Vescovo, ufficio, professore e parroco. Formalità a parte, un altro aspetto fondamentale per scrivere bene una lettera a carattere commerciale oppure come raccomandata, è quello di seguire un determinato schema:
- Mittente: chi scrive la lettera? Un’azienda o una persona individuale?
- Luogo: scrivere la città dalla quale si sta mandando la lettera.
- Destinatario: rivolgersi all’azienda o alla persona alla quale ti stai rivolgendo.
- Riferimenti: andrà scritta sia la data che il numero del protocollo.
- Oggetto comunicativo: riassumi il motivo della lettera.
- Apertura;
- Svolgimento: qui andrà il corpo della lettera, contenente tutti i dettagli e le informazioni necessarie.
- Chiusura: tira le somme e descrivi una conclusione soddisfacente.
- Dicitura: sigla il documento apponendo la tua firma.
- Post scriptum: con l’acronimo PS farai riferimento a qualcosa da tener in mente, da ricordare.
- Nota bene: con la sigla NB si intende l’intenzione di evidenziare un elemento particolare da tener d’occhio.
Come impostazione naturalmente, ti ricordiamo che il nome del mittente (indipendentemente che si tratti di una azienda oppure di una persona fisica), va inserito in alto a sinistra. Il destinatario invece, dev’essere inserito in basso a destra, insieme alla data e al luogo.
In una lettera scritta in modo formale si possono usare anche delle abbreviazioni: come ad esempio C.A. oppure C.Att.ne, che significano entrambi “alla cortese attenzione di”. Alternativamente potreste scrivere anche C.C significato medesimo dei precedenti.
Non dimenticare inoltre, che se il destinatario avesse un titolo ben specifico, dovrai associarlo con delle abbreviazioni altrettanto precise.
- Amn: Amministrazione;
- Arch: Architetto;
- Avv: Avvocato;
- mo: Chiarissimo
- Co: Compagnia
- Dott: Dottore (in medicina)
- ss: Dottoressa
- Dr: Dottore
- Egr: Egregio
- i: Egregi
- ia: Egregia
- lli: Fratelli
- mo: Gentilissimo
- mi: Gentilissimi
- ma: Gentilissima
- me: Gentilissime
- Geom: Geometra
- mo: Illustrissimo
- Ing: Ingegnere
- Mo: Maestro di musica
- Mons: Monsignore
- On: Onorevole
- mo: Pregiatissimo
- Prof: Professore
- ssa: Professoressa
- Rag: Ragioniere
- Rev: Sacerdote
- A: Società Anonima
- Sigg: Signori
- na: Signorina
- ra: Signora
- Sig: Signore
- ra/sig.na: Signora/signorina
- Soc: società
- Spett: Spettabile
- mo: Stimatissimo.
L’impaginazione di una lettera gioca un ruolo a dir poco importante. Ad esempio, la prima lettera della prima parola dev’essere scritta in maiuscolo (così come prevede la grammatica italiana). La virgola invece, dev’essere messa successivamente al nome di chi leggerà il documento.
Ottima comunicazione e semplicità sono alla base di una lettera perfetta. Un’altra differenza che ricade sulla scrittura formale o informale sta nell’utilizzo del “lei” rivolto alle persone fisiche ed estranee, il “tu” in contesti più amichevoli verso conoscenti, familiari o amici.
Infine il “Voi”, che si contestualizza in una lettera formale per un’azienda, enti o nel caso ci si rivolgesse a più gente.
Per semplificare la scrittura e renderla meno pesante, è bene evitare sigle e termini burocratesi. Un gergo semplice e parlato come nell’uso comune quotidiano, andrà più che bene per farti comprendere e soprattutto apprezzare.
Restando in tema di leggibilità non dimenticare di adattare un font chiaro, evitando quelli troppo strong e eccessivamente grassettati. I più apprezzati e semplici sono Verdana e Arial. Quanto ad una comunicazione rivolta ad un istituzione ad esempio, potresti scegliere il Time New Roman.
