Soluzioni efficaci per gestire la digitalizzazione degli archivi
La digitalizzazione dei documenti è ormai diventata una pratica essenziale per qualsiasi tipo di organizzazione, sia pubblica che privata. La gestione elettronica dei documenti può aumentare l’efficienza aziendale e ridurre i costi di gestione.
In questo articolo, analizzeremo i benefici della digitalizzazione archivi cartacei e le varie opzioni disponibili per l’archiviazione digitale dei documenti.
Cercheremo di spiegare in dettaglio il processo di digitalizzazione, dalle scansione dei documenti alla creazione di un archivio digitale, e illustreremo le normative che regolamentano la conservazione e la gestione dei documenti digitali.
Infine, forniremo dei suggerimenti su come scegliere il servizio di digitalizzazione archivi più adatto alle proprie esigenze.
Benefici della digitalizzazione archivi cartacei
La digitalizzazione di archivi cartacei comporta una serie di vantaggi importanti, vediamo insieme i più importanti:
- Si ha la possibilità di eliminare lo spazio fisico richiesto per la conservazione dei documenti cartacei, il che significa un risparmio sui costi di archiviazione e una maggiore disponibilità di spazio per altre attività.
- La digitalizzazione degli archivi permette l’accesso ai documenti in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, grazie alla creazione di un archivio digitale che può essere consultato tramite qualsiasi dispositivo connesso a internet. Questo può aumentare la produttività aziendale poiché i documenti possono essere facilmente condivisi e cercati in tempi molto brevi.
- La gestione elettronica dei documenti può anche migliorare l’efficienza del lavoro, in quanto l’organizzazione e la ricerca dei documenti può essere fatta in modo molto più efficiente e veloce rispetto ai metodi tradizionali. La condivisione dei documenti tra i membri del team è altrettanto facile e veloce, il che può portare a una migliore collaborazione e a una maggiore efficienza aziendale.
- La digitalizzazione degli archivi cartacei contribuisce in modo significativo a ridurre l’impatto ambientale, eliminando la necessità di utilizzare la carta e riducendo il consumo di energia. In questo modo, le aziende possono fare la loro parte per proteggere l’ambiente e ridurre il loro impatto sulla natura.
Tipologie di archivio digitale
Le opzioni disponibili per l’archiviazione digitale dei documenti sono molteplici e possono variare in base alle esigenze dell’utente. Tra le più comuni vi sono la conservazione in cloud o su server dedicati.
La conservazione in cloud consente di accedere ai documenti da qualsiasi dispositivo connesso a internet, senza dover preoccuparsi della gestione del server, il che la rende un’opzione ideale per le piccole imprese o per chi non dispone di un team IT dedicato. Inoltre, garantisce la sicurezza e la privacy dei dati grazie alla crittografia dei file e alla possibilità di effettuare backup automatici, che assicurano la protezione dei dati da eventuali perdite o attacchi informatici. Quest’ultimo punto è essenziale per la protezione del know-how aziendale dai concorrenti.
La conservazione su server dedicati, d’altra parte, offre un maggiore controllo sui dati e una maggiore personalizzazione del servizio. Questa opzione è ideale per le grandi aziende che necessitano di gestire grandi quantità di dati e che hanno un team IT dedicato a garantire la sicurezza dei dati. La conservazione su server dedicati consente inoltre di personalizzare l’archiviazione e la gestione dei dati, scegliendo ad esempio il tipo di crittografia o le politiche di backup da utilizzare.
Oltre a queste opzioni, esistono anche altre tipologie di archivio digitale, come ad esempio la conservazione su dispositivi di archiviazione esterni, come hard disk o pen drive, o la conservazione in archivi digitali pubblici o privati. Tuttavia, è importante valutare attentamente le opzioni disponibili e scegliere quella più adatta alle proprie esigenze, tenendo conto della sicurezza dei dati, della gestione e dell’accessibilità.
Processo di digitalizzazione documentale
La digitalizzazione dei documenti richiede un processo che prevede diverse fasi:
- Inizialmente, i documenti cartacei vengono preparati per la scansione, eliminando eventuali danni, macchie o pieghe, per garantire una digitalizzazione di alta qualità.
- Successivamente, si procede alla scansione dei documenti utilizzando scanner specifici che garantiscono una buona qualità dell’immagine.
- Dopo la scansione, i file vengono elaborati per convertirli in formato digitale, solitamente PDF o TIFF, e vengono indicizzati per facilitare la ricerca e la consultazione dei documenti. L’indicizzazione può essere effettuata in base al contenuto dei documenti, alla data o alla tipologia di documento.
- Infine, i documenti digitalizzati vengono archiviati in un sistema di gestione documentale, che può essere sia su server dedicati sia in cloud, garantendo l’accesso ai documenti da qualsiasi dispositivo connesso a internet. Se sei interessato ad approfondire questo tema puoi scoprire i servizi di digitalizzazione documentale offerti da Ardesia, azienda specializzata del settore.
È importante sottolineare che il processo di digitalizzazione documentale richiede la massima attenzione alla sicurezza e alla privacy dei dati, pertanto è necessario adottare misure di sicurezza per proteggere i documenti digitalizzati da accessi non autorizzati o perdite di dati.
Normative e regole per la digitalizzazione archivi:
Esistono diverse normative che regolamentano la conservazione e la gestione dei documenti digitali, tra cui la normativa ISO 14641-1, che definisce i requisiti per la gestione elettronica dei documenti, e il Decreto legislativo n. 82 del 7 marzo 2005 che con l’istituzione del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) prevede la dematerializzazione dei documenti, ossia la trasformazione dei documenti cartacei in documenti digitali. Il processo di dematerializzazione deve avvenire in modo tale da garantire l’integrità e la veridicità dei dati, e deve rispettare i requisiti tecnici previsti dalla legge.
La normativa prevede inoltre l’obbligo di conservazione dei documenti digitali, che devono essere archiviati in modo sicuro e duraturo. A tal fine, il Codice dell’amministrazione digitale stabilisce i criteri di conservazione, i formati dei documenti digitali ammessi e le modalità di accesso ai documenti conservati.
Per quanto riguarda la gestione dei documenti elettronici, il Codice dell’amministrazione digitale prevede l’obbligo di utilizzare sistemi informativi conformi alle norme tecniche e di sicurezza previste dalla legge. Inoltre, è prevista l’adozione di un sistema di gestione documentale che consenta di organizzare in modo efficiente i documenti digitali e di facilitarne la ricerca e la consultazione.
La sua applicazione consente di garantire l’integrità e la sicurezza dei dati, oltre a favorire l’efficienza e la trasparenza nella gestione dei documenti elettronici.
Per questo motivo, è fondamentale che le aziende e le organizzazioni si attengano scrupolosamente alle disposizioni previste dal Codice dell’amministrazione digitale, in modo da evitare eventuali sanzioni e garantire la corretta gestione dei propri documenti.
