A chi non è capitato, almeno una volta, di dover cambiare casa e gestire di conseguenza il relativo trasloco da un’abitazione all’altra? Se l’esperienza può essere faticosa per la casa, immagina per un intero ufficio!
Come si fa, quindi, un trasloco in un ufficio?
Fase uno: pianificare
Come puoi vedere qui, le fasi specifiche di un trasloco sono davvero moltissime. La prima, probabilmente la più vitale, è però la pianificazione. Bisogna sapere con assoluta precisione cosa si dovrà trasportare, con quali mezzi, se parliamo di arredi o documenti, di oggetti fragili come computer e stampanti oppure di materiali da costruzione, per quante persone, in quanto tempo e su quale percorso. Sulla base di questi sopralluoghi preliminari si decide come procedere. In alcuni casi, se la nuova location dell’ufficio è già pronta o quasi, si può procedere più lentamente, svuotando ad esempio poche stanze alla volta. In altri casi è necessario portare tutto il necessario in una volta sola a destinazione. La distanza tra i due luoghi è un altro fattore fondamentale: molto diverso è traslocare un ufficio in un’altra città o un altro paese, rispetto a farlo nella stessa città di partenza.
Durante la fase di pianificazione vanno anche previsti i rischi e richieste le certificazioni per l’occupazione del suolo o il noleggio di mezzi, se necessari per il trasloco.
Fase due: catalogare, riordinare e imballare
Esattamente come accade in una casa, dopo molti anni di utilizzo è normale che tra cantine, soffitte, stanze adibite a studio e armadi si accumulino tanti oggetti di cui non si ha davvero bisogno. Un trasloco è un momento paradossalmente eccezionale per fare una bella pulizia e sbarazzarsi di tutto il superfluo, dai computer non più funzionanti ai documenti non più aggiornati, fino agli arredi danneggiati. Questa fase di smaltimento del superfluo può sembrare un’aggiunta di stress e fatica ad un processo già complicato: in realtà, semplifica moltissimo le attività di trasloco degli uffici perché permette di ridurre all’osso le cose da imballare e trasportare.
Fatta questa scrematura è fondamentale proteggere i materiali delicati, rigorosamente con materiali certificati per i trasporti che evitino danneggiamenti e incidenti.
Due sono le regole davvero auree:
- dividere gli oggetti in scatole, lotti o pallet a seconda della stanza di destinazione, e non quella di partenza: così, il team traslochi saprà esattamente dove portare gli oggetti rendendo più facile la sistemazione
- etichettare le scatole o i pacchi indicando il contenuto con precisione, così da poter aprire con calma prima gli indispensabili e poi via via tutto quello che può essere sistemato successivamente, senza rischio di smarrimenti
Fase tre: chiedere l’aiuto di tutti
Tutti in ufficio possono dare il proprio contributo al trasloco. Ad esempio, consegnando ad ogni collaboratore una scatola o una busta etichettata in cui disporre i propri oggetti o le attrezzature della propria postazione si potrà velocizzare il trasloco dei piccoli oggetti senza smarrimenti. Lo stesso vale per la documentazione o gli oggetti non più utili: se ogni collaboratore sistema e pulisce la propria postazione del superfluo, diventa davvero molto più semplice allestire ed effettuare il trasloco.
Smaltire gli imballaggi e i rifiuti
Praticamente è inevitabile: per traslocare un intero ufficio si producono davvero chili e chili di rifiuti, tra imballaggi, scatole, plastica, scotch e pallet. Durante il trasloco devono sempre essere ben visibili e raggiungibili le postazioni di riciclaggio per la raccolta dei rifiuti, così che il lavoro degli addetti sia facilitato e ci possa essere collaborazione tra tutti i partecipanti. Inoltre, ricorda che non sempre i traslochi terminano in un giorno. Nei giorni successivi sarà probabilmente necessario terminare le attività, e dunque è necessario che la raccolta differenziata resti attiva per tutta la durata dei lavori.
Anche tu sarai presto alle prese con una trasloco di un ufficio? Se hai bisogno di una checklist divisa per tempistiche, questo articolo ti potrà essere di grande aiuto per organizzare e pianificare con massima cura il tutto!
